Start med ett budskap, ikke med verktøyet
Før du åpner noe program, skriv én setning som sier hva seeren skal forstå når diagrammet er borte fra skjermen. Det kan være at en bestilling går gjennom fire ledd, eller at en rutine har en bestemt rekkefølge. Hvis setningen blir lang og full av bisetninger, har du sannsynligvis to diagrammer i ett, og da bør du dele det.
Mange begynner med å lete etter symboler og farger. Det gir pene bokser uten innhold. Jeg ber kursdeltakerne heller skrive ned selve prosessen som en nummerert liste på papir: hva skjer først, hva kommer etterpå, og hvor kan noe gå en annen vei. Listen blir ryggraden i diagrammet, og den kan du lese opp for deg selv som manus.
Spør også hvem som ser på. Et webinar med fagfolk tåler flere detaljer enn en introduksjonsvideo for nyansatte. Valget påvirker hvor mange steg du viser og hvor mye tekst hvert steg får. Skriv svaret øverst på skissen, så du kan komme tilbake til det underveis.
- Skriv budskapet i én setning
- List stegene i rekkefølge på papir
- Bestem hvem som ser på
Skisser på papir i tre omganger
Første omgang er rask og stygg. Tegn bokser og piler uten tanke på pent uttrykk, og bruk tre til fem minutter. Målet er å se om rekkefølgen holder. Ofte oppdager du at et steg mangler eller at to steg egentlig er ett. Det er langt billigere å finne ut av dette med blyant enn etter at du har bygget noe på skjermen.
Andre omgang handler om lesretning. På en skjerm leser de fleste fra venstre mot høyre og ovenfra og ned, og en video gir seeren liten tid til å lete. Legg stegene langs én tydelig linje, og unngå piler som krysser hverandre. Hvis du trenger en forgrening, la den gå nedover fra hovedlinjen i stedet for å spre seg i alle retninger.
Tredje omgang er en renere versjon der du setter inn de faktiske ordene. Bruk korte etiketter på to til fire ord, og la utdypingen ligge i talen. Hold den ferdige skissen opp på avstand, eller se på den i miniatyr på telefonen. Hvis du ikke lenger skjønner rekkefølgen, er den for tett.
- Første skisse: bare rekkefølgen
- Andre skisse: én tydelig lesretning
- Tredje skisse: faktiske etiketter
Forenkle til det seeren rekker å lese
En opplæringsvideo gir seeren noen sekunder per steg. Det betyr at hver boks bør ha ett verb og helst ett substantiv, for eksempel «Godkjenn tekst» eller «Send til kontroll». Setninger med flere ledd blir liggende uleste, mens taleren fortsetter. Streng hver etikett til den bare sier det som er nødvendig for å kjenne igjen steget.
Vær ærlig mot detaljene. Ikke alt som er sant i prosessen hører hjemme i diagrammet. Unntak, sjeldne tilfeller og interne navn kan tas i talen eller i en egen oppfølgingsside. Jeg pleier å spørre: ville seeren stilt spørsmål hvis dette ble borte? Hvis ikke, fjern det.
Hold skriftstørrelsen stor nok til at den fungerer på en liten skjerm, og velg kontrast som tåler både mørkt og lyst rom. Ikke bruk farge som eneste signal for forskjell mellom steg, siden noen ser den dårlig. Tall i sirkler, eller en tydelig plassering i rekken, gjør jobben like godt og er lettere å følge.
- Ett verb per etikett
- Fjern det seeren ikke savner
- Ikke bruk farge som eneste signal
Bygg ferdig diagram med samme logikk som skissen
Når skissen holder, bygger du diagrammet i det programmet du bruker til grafikk. Begynn med rutenettet: bestem avstand mellom stegene, og la alle bokser ha lik størrelse hvis innholdet tillater det. Jevn rytme gjør at øyet finner veien uten hjelp, og du slipper å forklare strukturen i tillegg til innholdet.
Lag en egen versjon for hvert trinn dersom diagrammet skal vises gradvis. Da kan du bestemme nøyaktig hva som er synlig når taleren sier hva. Det enkleste er å bygge hele diagrammet først og så skjule det som kommer senere, slik at plasseringen er identisk fra bilde til bilde og ingenting hopper.
Bruk farger og former som er dine egne og som passer oppdragsgiverens uttrykk. Ikke hent utseendet fra andres kjente grafikk. Hold deg til to eller tre farger, og bruk den sterkeste bare på det steget som skal få oppmerksomhet. Det gjør at fremhevingen faktisk betyr noe.
- Sett opp rutenett før du fyller inn
- Bygg ett komplett diagram, skjul deretter
- Hold deg til to eller tre farger
Test på noen som ikke kjenner prosessen
Den som har laget diagrammet, ser det ikke lenger. Vis det derfor til en person som ikke kan prosessen, i ti sekunder, og be vedkommende gjenfortelle hva det handler om. Hvis svaret mangler et steg eller snur rekkefølgen, er det diagrammet som må endres, ikke forklaringen din.
Se også på diagrammet i den størrelsen det faktisk vises. Spill det av i videovinduet, på en bærbar skjerm og gjerne på telefon. Små etiketter som virket fine i redigeringsprogrammet kan være uleselige i et webinarvindu som deles med deltakerlisten ved siden av.
Til slutt: kontroller innholdet mot oppdragsgiver. Diagrammet påstår noe om hvordan noe fungerer, og den som eier prosessen må godkjenne ordlyden før du leverer. Be om svar skriftlig på de konkrete etikettene, ikke bare et generelt «ser bra ut», så vet du hva som er avtalt.
- Ti sekunder for en uinnvidd leser
- Spill av i faktisk visningsstørrelse
- Få etikettene godkjent skriftlig
Små vaner som sparer deg for omarbeid
Gi hvert diagram et navn og et versjonsnummer fra første skisse. Når oppdragsgiver kommenterer, er det mye enklere å si «versjon 3, steg 4» enn å beskrive hvor på skjermen noe står. Bevar også de gamle versjonene, slik at du kan gå tilbake hvis en endring viser seg å være dårligere.
Skriv ned valgene du har tatt: skriftstørrelse, farger, avstand og rekkefølge. Neste gang du lager et diagram til samme oppdragsgiver, slipper du å finne det opp på nytt, og serien av videoer får et jevnt uttrykk. Det er ikke mye arbeid, men det betaler seg allerede ved det andre diagrammet.
Avslutt med å eksportere i det formatet mottakeren faktisk trenger, og lagre en kopi med gjennomsiktig bakgrunn hvis diagrammet skal ligge over film. Sjekk at skriften ikke har blitt byttet ut på en annen maskin. Ett kort prøveopplegg i selve videoen er det beste siste ledd før levering.
Et godt forklarende diagram begynner på papir, med ett budskap og en rekkefølge som holder. Deretter handler det om å fjerne, ikke legge til: korte etiketter, én lesretning og få farger. Test med noen som ikke kjenner prosessen, få ordlyden godkjent skriftlig, og lagre valgene dine. Da blir neste diagram raskere å lage, og seeren forstår prosessen uten å lete.
