Hvem skal godkjenne, og hva skal de se på
Det første jeg spør om, er hvem hos oppdragsgiver som har det siste ordet. I mange webinarprosjekter sender tre eller fire personer kommentarer, og de peker i hver sin retning. Avklar navnet på godkjenneren før du leverer første utkast, og skriv det ned sammen med de andre som bare skal gi innspill.
Avklar også hva godkjenneren faktisk skal vurdere. Innholdet, altså navn, titler, tall og ordlyd, er oppdragsgiverens ansvar. Typografi, plassering og rytme er ditt. Når de to tingene blandes sammen, ender kontrollrunden ofte med smaksdebatt i stedet for rettelser.
På kurset øver vi på å formulere dette i to eller tre setninger som kan stå øverst i den første e-posten. Det virker enkelt, men det sparer deg for mange runder senere i prosjektet.
- Én navngitt godkjenner per leveranse
- Innhold er oppdragsgivers ansvar, form er ditt
- Skriv avklaringen ned før utkast sendes
Filformater: spør før du eksporterer
Ikke velg filformat ut fra vane. Spør hvilket program grafikken skal ligge i, om den skal ha gjennomsiktig bakgrunn, og om den skal brukes direkte i en sending eller legges inn av en videoredaktør. En navnestripe til en live webinarløsning stiller andre krav enn en stripe som skal ligge over ferdig redigert video.
Spør også om oppløsning og bildeformat. Mange leverer i 1920 × 1080 og oppdager for sent at oppdragsgiver også trenger en versjon for smale skjermer eller for kvadratisk utsnitt. Det er mye enklere å lage varianter mens filene er åpne enn å åpne dem igjen uker senere.
Jeg anbefaler at du avtaler en liste over leveransefiler før arbeidet starter, med filnavn, format og bruksområde. Da vet begge parter hva ferdig betyr.
- Hvilket program skal ta imot filene
- Trengs gjennomsiktig bakgrunn
- Trengs flere bildeformater
Hvor mange kontrollrunder er rimelig
Avtal antall runder på forhånd. To runder er ofte nok for enkel grafikk som navnekort og informasjonskort. Diagrammer som forklarer en prosess trenger gjerne en runde ekstra, fordi innholdet må kontrolleres steg for steg av en som kan faget.
Forklar hva en runde er: en samlet tilbakemelding fra én person, ikke en strøm av enkeltkommentarer. Når oppdragsgiver vet at neste samlede svar er det siste, blir tilbakemeldingene mer gjennomtenkte, og du slipper rettelser som motsier hverandre.
Si også tydelig hva som skjer med rettelser utover avtalen. Det trenger ikke være stivt, men det må være sagt før det blir et tema.
- Antall runder avtales før start
- Én samlet tilbakemelding per runde
- Avklar hva som skjer utover avtalen
Versjoner, filnavn og en tydelig rekkefølge
Kaos i filer skaper feil som havner på skjermen. Bruk faste navn med prosjekt, innhold og versjonsnummer, for eksempel navnekort_v2_godkjent. Når noe er godkjent, skal det ligge på ett sted, adskilt fra utkast som ikke lenger gjelder.
Send alltid utkast som bilder eller kort videoklipp med tydelig merking, ikke som arbeidsfiler. Oppdragsgiver skal vurdere det seeren kommer til å se, ikke det du har på lerretet. Skriv i e-posten hvilken versjon du sender og hva som er endret siden sist.
Til slutt: behold arbeidsfilene i en egen mappe. Skal oppdragsgiver ha en endring om et halvt år, finner du alt igjen uten å bygge fra bunnen.
- Faste filnavn med versjonsnummer
- Utkast sendes som bilde eller klipp
- Godkjente filer lagres separat
Test på ekte innhold og ekte skjerm
Før du sender noe til godkjenning, test grafikken med de lengste navnene og titlene som faktisk skal brukes. Et kort, pent eksempel sier lite om hvordan et navn med to ledd og en lang rolletittel oppfører seg. Se også på en liten skjerm, helst en telefon, og på en bærbar i full størrelse.
Sjekk kontrasten mot det som ligger bak. Webinarer har ofte uforutsigbare bakgrunner, fra hvite vegger til travle kontorer. Sørg for at teksten står trygt uansett.
Denne testen tar kort tid, men fanger de feilene som ellers kommer tilbake som kommentarer i første kontrollrunde.
- Bruk de lengste ekte navnene
- Se på telefon og på stor skjerm
- Sjekk kontrast mot ulike bakgrunner
Det siste du bør gå gjennom før levering
Når alt er godkjent, les gjennom alt innhold en gang til, bokstav for bokstav. Navn skrives feil oftere enn man tror, og en feil på skjermen under et webinar er vanskelig å rette opp underveis. Sammenlign med oppdragsgivers skriftlige godkjenning, ikke med hukommelsen din.
Kontroller at filene åpner seg som de skal på en annen maskin, og at fontene ikke mangler. Legg ved en kort leveransenote med filliste, formater og eventuelle bruksråd.
Be om en kort bekreftelse på at filene er mottatt og fungerer. Da er leveransen avsluttet på en måte begge kan vise til.
- Les all tekst mot skriftlig godkjenning
- Åpne filene på en annen maskin
- Be om bekreftelse på mottak
En god leveranse er sjelden et spørsmål om ekstra polering, men om avklaringer i riktig rekkefølge: hvem som godkjenner, hvilke formater som trengs, hvor mange runder som er avtalt og hvordan filene navngis. Går du gjennom listen før du bestemmer opplegget, blir kontrollrundene korte og leveransen rolig. Det er slik vi jobber med dette på kurset, med dine egne eksempler.
